So richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen über neue Beantwortungen ein

AidaForm ermöglicht es Ihnen, eine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue verfügbare Antwort zu erhalten. Standardmäßig ist die Funktion aktiviert und jedes Mal, wenn Ihr Formular eine neue Antwort erhält, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse Ihrer Kontoregistrierung gesendet. Diese Art der E-Mail-Benachrichtigung wird für jedes erstellte Formular separat eingestellt.

Um die E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten oder ihre Einstellungen zu ändern, gehen Sie bitte zu “Meine Formulare -> Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen”.

Kann ich Benachrichtigungen an eine E-Mail-Adresse gesendet bekommen, die sich von meiner Konto-E-Mail-Adresse unterscheidet?

Ja, das ist möglich. Um zuzulassen, dass Ihre E-Mail-Adresse Benachrichtigungen erhält, gehen Sie zu “Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen -> Mitteilung senden” an, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail ändern. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das Feld Neue E-Mail ein und klicken Sie auf Speichern.

Kann AidaForm Benachrichtigungen an mehr als eine E-Mail-Adresse senden?

Ja, das ist möglich. Sie können so viele E-Mail-Adressen festlegen, die Benachrichtigungen über neue Beantwortungen erhalten sollen, wie Sie benötigen.

Um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, gehen Sie zu “Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen -> Mitteilung senden” an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail ändern. Geben Sie so viele E-Mail-Adressen wie nötig in das Feld Neue E-Mail ein, trennen Sie sie mit Kommas und klicken Sie dann auf Speichern.

Wichtig: Wenn Sie eine bestehende E-Mail-Adresse in der Liste behalten möchten, vergessen Sie nicht, diese auch in das Feld “Neue E-Mail” einzutragen.

Wann verwende ich die Einstellung "Antwort auf die Benachrichtigung"?

Alle Antwortbenachrichtigungen werden vom AidaForm-Dienst gesendet. Wenn Sie also in Ihrem E-Mail-Client auf die Schaltfläche “Antworten” klicken, wird Ihre Antwort auf die E-Mail-Benachrichtigung an AidaForm gesendet.

Um dem Kunden, dessen Antwort Sie erhalten haben, einfach durch Klicken auf die Schaltfläche “Antworten” antworten zu können, müssen Sie zunächst die Einstellung “Antwort auf die Benachrichtigung” vornehmen.

Gehen Sie zu “Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen -> Antwort auf die Benachrichtigung” und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Feld aus, das die E-Mail-Adresse Ihres Befragten erfasst.

Die Einstellung ist fertig! Wenn Sie nun eine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Antwort erhalten und in Ihrem E-Mail-Programm auf die Schaltfläche “Antworten” klicken, können Sie eine Antwort direkt an den Befragten senden.

Wann verwende ich die Einstellung "Betreff der Benachrichtigung"?

Standardmäßig sieht der Betreff der E-Mail-Benachrichtigung so aus: “Neue Antwort für “Name des Formulars””.

Sie können den Betreff der Benachrichtigung so anpassen, dass er den tatsächlichen Inhalt anzeigt, den Ihr Befragter in ein bestimmtes Feld eingegeben hat.

Um die Betreffe Ihrer Benachrichtigungen anzupassen, gehen Sie zu “Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen -> Betreff der Benachrichtigung” und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Feld aus, dessen Inhalt Sie als Betreff anzeigen möchten.

Beispiel: Der Kundensupport hat ein Formular “Support kontaktieren” erstellt. Das Formular hat ein Textfeld ‘Womit hängt Ihr Problem zusammen?’ Der Inhalt des Feldes ist so eingestellt, dass er als Betreff der Benachrichtigungen angezeigt wird, und so haben alle Benachrichtigungen eindeutige Betreffe und können leicht aussortiert, gefunden und bearbeitet werden.

Wann verwende ich die Einstellung "Anhänge in Benachrichtigungen"?

Standardmäßig ist die Einstellung deaktiviert. Das bedeutet, wenn Ihre Formularantworten Dateianhänge haben, können Sie diese aus Ihrem AidaForm-Konto herunterladen, aber die Dateien werden nicht an Ihre E-Mail-Benachrichtigungen angehängt.

Um Anhänge in Benachrichtigungen zu aktivieren, gehen Sie zu “Formular -> Builder -> Einrichten -> E-Mail-Benachrichtigungen -> Anhänge in Benachrichtigungen” und schalten Sie die Einstellung auf AN.

Bitte beachten Sie, dass das Senden von Dateianhängen in Benachrichtigungen die Gesamtgröße der E-Mail auf 5 MB begrenzt. Das bedeutet, dass es Situationen geben kann, in denen nicht alle verfügbaren Dateien an Ihre E-Mail-Benachrichtigung angehängt werden.

Wenn die Gesamtgröße der E-Mail und der Anhänge 5 MB überschreitet, analysiert AidaForm die Größen aller angehängten Dateien und wählt die Dateien so aus, dass die maximale Anzahl von Dateien angehängt und versendet werden kann.

Wenn Ihr Formular beispielsweise fünf Dateien von je 0,5 MB und eine Datei von 4,5 MB angehängt hat, sendet AidaForm Ihre fünf Dateien von insgesamt 2,5 MB als Anhang.